Personvernerklæring

BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER I ADVOKATFIRMAET STENSETH

Når du er i kontakt med oss, for eksempel som privatklient eller som kontaktperson hos en selskapsklient behandler Advokatfirmaet Stenseth, org.nr.: 979 821 220

personopplysninger om deg. Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring kan du ta kontakt med oss.

Kontaktinformasjonen til Advokatfirmaet er:

Postadresse: Pb. 529, 4003 Stavanger

E-postpost@advokatfirmaet-stenseth.no

Telefon: 51 84 90 70

Organisasjons nr.: 979 821 220 MVA

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

  • Privatkunder
  • Klienter i straffesaker
  • Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter
  • Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
  • Personer som er involvert i saker vi bistår i
  • Jobbsøkere
  • Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til
  • Besøkende på vår nettside

1. Etablering og administrasjon av klientforholdet.

Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder og, hvis relevant, kredittverdighet. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.

I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Dette innebærer innhenting av fullt navn, fødselsnummer, fast adresse og legitimasjonskontroll der det er nødvendig. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Dersom vi kan ta oppdraget, registreres kontaktinformasjon som adresse, e-post og telefonnummer. Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virkssomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

2. Sakshåndtering.

Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

3. Kunnskapsforvaltning (f.eks. gjenbruk av dokumenter i senere saker).

Med grunnlag i produserte dokumenter i tidligere saker vil vi kunne utarbeide maler og standarder som kan danne grunnlag for utarbeidelse av tilsvarende dokumenter i fremtidige saker. Malene og standardene er anonymiserte uten noen referanse til klientinformasjon. Behandlingsgrunnlaget er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

4. Klientinformasjon

Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

5. IT-drift og sikkerhet

Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitiminteresse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslige forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

6. Lagring og oppbevaring av saksdokumenter.

Vi oppbevarer saksdokumenter i 10 år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining, jf. den legitime interessen angitt over) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven (2018) § 11.

7. Fakturering.

Det behandles i denne forbindelse kontaktinformasjon og betalingsinformasjon. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i) for privatklienter, og GDPR artikkel 6 (1)bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse) forkontaktpersoner for selskapsklienter.

8. Utlevering av personopplysninger til andre

Vi utleverer eller overfører ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag eller pålegg for slik utlevering. Eksempler på dette vil typisk være rettslig forpliktelser som pålegger oss å gi ut informasjonen til motparter, domstoler eller offentlige organer.

Advokatfirmaet bruker videre databehandlere til å behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen. Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag:

• Hjelseth Computers AS, org.nr.: 980 026 280. Databehandleren leverer ekstern server og skytjeneste.

• Revisor, Tore Kristian Tjemsland, org.nr.: 962 504 515. Leverer revisortjenester.

All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området. [KOMMENTAR: Hvis personopplysningene blir behandlet i tredjeland, altså land som ikke har samme beskyttelsesnivå for personopplysninger som vi har i EU/EØS, skal det gis informasjon om dette her, jf. GDPR artikkel 13 (1) f. I så tilfelle må det også opplyses om grunnlaget for overføringen, se GDPR kapittel 5].

9. Informasjon om motparter og andre tredjeparter.

Det behandles i denne forbindelse personopplysninger som er nødvendige i relasjon til den aktuelle saken. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse). Vi har vurdert det slik at behandlingen er nødvendig for å løse innkomne saker mest mulig effektivt i samsvar med kommersielle hensyn og godadvokatskikk. Ved behandling av særlige kategorier av opplysninger har behandlingen rettsliggrunnlag i GDPR artikkel 9 (2) bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav).

10Straffedommer og lovovertredelser. Det behandles i denne forbindelse personopplysninger som er nødvendige i relasjon til den aktuelle saken. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 9 (2) bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), samt en systembetraktning av straffeprosessloven og reglene for god advokatskikk punkt 2.3.

11. Sikkerhet

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art.

Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.

12. Dine rettigheter Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg.

I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

Før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss kan vi stille krav om at begjæring skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

Du kan til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss.

For å ta i bruk dine rettigheter må du ta kontakt med oss på e-post eller telefon. Vi vil svare på din henvendelse så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

13. Endringer

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Oppdatert informasjon er tilgjengelig på vår nettside www.advokatfirmaet-stenseth.no.